Ya que es la primera forma y paso para la conservación de un documento, el archivo físico con el que cuenta el Tribunal Electoral de Tlaxcala (TET) está vigente y útil para quien desee consultarlo.
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De acuerdo con información proporcionada por ese organismo, actualmente conserva el 100 % de los documentos generados de manera física desde su creación.
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Ese mismo contenido y la totalidad de archivos administrativos está disponible de manera digital, mientras que lo correspondiente a la parte jurisdiccional está en una etapa de digitalización, misma que refleja un avance del 40 %.
De esta manera, el ciclo documental para su conservación es de manera paulatina, pero el objetivo es también poder proporcionar información digitalizada.
Así, el Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Electoral de Tlaxcala tiene que ver con registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla el Tribunal, y sustenta la actividad archivística de acuerdo con los procesos de gestión documental, mismo que es necesario para conducir la organización, homogeneización, modernización, conservación, preservación y control de archivos de trámite, de concentración e histórico.
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Los datos muestran que la integración de este sistema está compuesta por un área coordinadora de archivos, así como de áreas operativas de correspondencia; archivo de trámite, por área administrativa; de concentración; histórico, y un grupo interdisciplinario.
Subrayan que la normativa que regula el archivo del TET es la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos para el Estado de Tlaxcala, donde sus principales objetivos son establecer los principios y bases para la organización, conservación, administración y preservación homogénea del archivo jurisdiccional.
Los plazos de conservación, mencionan, están establecidos en el catálogo de disposición documental por área o unidad de ese Tribunal, y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.
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Aunado a lo anterior, agregan que el plazo de conservación en el archivo de trámite, tratándose de la información generada por las unidades administrativas, es de uno a dos años posteriores a haberse acordado su archivo como asunto concluido.
Sin embargo, manifiestan que en el caso de expedientes contables, fiscales y jurisdiccionales deberán conservarse en el archivo de trámite durante dos años posteriores a la conclusión, aunque de manera general el plazo de conservación en el archivo de concentración es de cinco años a partir de su ingreso al mismo.
POR QUÉ PRESERVAN LOS DOCUMENTOS
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Es útil mantener la documentación de manera física para atender las auditorías realizadas por el Órgano de Fiscalización Superior, así como para la consulta de las ponencias con relación a los expedientes concluidos que se encuentran en el archivo de concentración de este Tribunal.
Eso sí, una vez cumplidos los plazos establecidos se determina su baja documental.
De ser necesario, las partes involucradas en un procedimiento jurisdiccional o la ciudadanía en general que tenga interés en conocer el contenido jurisdiccional lo puede consultar de manera física, en caso de no haberlo ubicado de manera electrónica.
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LA CONSERVACIÓN
En lo que se refiere a la conservación, realizan un proceso de acciones, siendo la más importante la expurgación del documento, la cual consiste en retirar objetos que puedan deteriorar el documento, como son elementos de metal que provoquen la oxidación de este, grapas, broches, además de que cuentan con un espacio adecuado, libre de humedad y de insectos que provocan el daño del documento.
El Tribunal, como sujeto obligado, ha generado documentos desde el ejercicio fiscal 2016, año de su creación, cuando comenzó la integración de su archivo institucional.
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De esta forma, con la creación de la ley de archivos de 2021, el archivo del Tribunal da cumplimiento en la generación de los archivos de trámite, concentración e histórico, por lo que por primera ocasión adaptaron un espacio físico en sus instalaciones para cumplir con la catalogación de la información, que actualmente se encuentra debidamente clasificada.
- 201 expedientes contiene el archivo de concentración del Tribunal, los cuales ya cumplieron su ciclo de vida y serán remitidos al archivo estatal.
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